Buchhaltung - nicht immer die große Liebe
Aktualisiert: 9. Okt. 2022
Die Buchhaltung gehört zu den wichtigsten Aufgaben in jedem Unternehmen und in jeder Selbständigkeit. Ich muss gestehen, dass ich am Anfang diese aus "Kostengründen" in einer Excel-Liste gemacht habe. Anfangs war ich Kleinunternehmerin im Nebengewerbe und hatte eine Softwarelösung ausprobiert, bin aber an der Komplexität trotz guten Kenntnissen im Rechnungswesen gescheitert. Das hatte mir die Laune verdorben und ich bin stur zu meiner Excel-Liste zurückgekehrt. Ich mag es bei Software einfach, schnell und übersichtlich - gerade bzw. vor allem bei Aufgaben, die nicht auf meiner Favoritenliste stehen.
Als ich mich dann in Vollzeit selbständig gemacht habe, war diese Lösung nicht mehr haltbar. Meine Steuerberaterin war nämlich nicht wirklich davon angetan und ich hatte am Ende des Jahres ein saumäßige Arbeit. An eine Umsatzsteuervoranmeldung wäre ohnehin nicht zu denken gewesen. So musste ich mich nach einer Softwarelösung umschauen.
Meine Prämissen:
leicht zu bedienen
keine "klassischen" Buchungen, wo ich Soll- und Haben-Konten selbst bebuchen muss (so war es bei Lexware)
Steuerberater-Zugang
integrierte Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR, für schnellere Quartals- bzw. Jahresabschlüsse
Nach meiner Recherche habe ich mich für LEXOFFICE entschieden.
Inhaltsverzeichnis
Produktinformation von lexoffice
lexoffice ist der Beziehungsmacher und digitale Berater für Unternehmer:innen. Gestartet als Cloud-Buchhaltungslösung, mit der Anwender:innen ihre Buchhaltung erledigen, hat sich lexoffice zur offenen Unternehmensplattform entwickelt, auf der immer mehr Geschäftsbeziehungen zusammenlaufen: Über Softwareanbindungen von Partner:innen und die Public API ist der Funktionsumfang flexibel und individuell erweiterbar. Über den Zugang für Steuerberater:innen konnten bereits über 30.000 Steuerberater:innen zu Partner:innen gemacht werden, die über lexoffice effizient mit ihren Mandant:innen zusammenarbeiten. Der Kundenmanager nimmt die Kund:innen der lexoffice-Anwender:innen in den Blick und verbessert das Beziehungsmanagement. Durch Kooperationen mit wichtigen Banken regelt lexoffice auch die Beziehungen zu Zahlungsdiensten.
An der von der TÜV Rheinland i-sec GmbH zertifizierten Software lexoffice schätzen die Anwender:innen die klare Benutzerführung, die Vorzüge der Automatisierung und die mobile, geräteunabhängige Anwendung. Das bedeutet für sie, komfortabel die komplizierten Behörden-Vorgaben zu erfüllen, Durchblick bei den Finanzen zu behalten und mehr Zeit für das eigene Kerngeschäft zu haben.
Abhängig vom Bedarf nutzen sie dafür eine von drei lexoffice Versionen, die sich im Funktionsumfang voneinander unterscheiden. Kernfunktionen bei allen Versionen sind die Angebots- und Rechnungserstellung, die Belegerfassung, das Online-Banking mit Zahlungsabgleich, das Dashboard mit dem Finanzüberblick und der Zugang für Steuerberater:innen. Die umfangreichste Version enthält z.B. die Möglichkeit, Lohnabrechnungen für Mitarbeiter:innen zu erstellen.
Seine Anfänge hatte lexoffice im Jahr 2012: Mehrere Lexware Entwicklungs-Teams in Freiburg im Breisgau konzipierten eine Buchhaltungssoftware und erweckten lexoffice zum Leben. Mehr als 800 Unternehmen engagierten sich mit Feedback aus Anwender:innen-Sicht, das direkt in die Entwicklung einging. Heute gehört lexoffice zu den führenden Unternehmen webbasierter Rechnungs- und Buchhaltungssoftware. Am gleichen Standort arbeiten aktuell mehr als 100 Mitarbeiter:innen mit agilen Methoden der Softwareentwicklung beständig an der Weiterentwicklung von lexoffice.
Meine Erfahrungen
Allgemeine Einstellungen
Neben den allgemeinen Firmeneinstellungen hat man hier die Möglichkeit Produkte oder Dienstleistungen anzulegen, Nummernkreise zu vergeben, den Steuerberater hinzuzufügen und einiges mehr.
Ein Tipp zu den Nummernkreisen: Setze im Freifeld z.B. das Jahr ein. Ich habe im ersten Jahr von 1 loslaufen lassen und dabei nicht bedacht, dass ich im zweiten Jahr nicht erneut mit 1 beginnen kann, weil die Rechnungsnummern ja einmalig bleiben müssen. Das gilt natürlich nicht nur für die Rechnungen, sondern auch für alle anderen Nummernkreise.
Finanzen
Unter dem Reiter "Finanzen" findet sich die "Bank" und die "Kasse". Es ist super einfach seine Konten - ich habe ein "Geschäftskonto" und "Rücklagen-Geschäftskonto" - anzubinden. Es ist direkt möglich von hier aus Überweisungen zu tätigen (natürlich mit den entsprechenden Sicherheitsmedien). Nach der Aktualisierung der Konten schlägt das Programm auch gleich Zuordnungen zu Belegen, z.B. zuvor gestellten Rechnungen oder bereits erfassten Belegen vor. Damit spart man Zeit und die Buchungen sind sofort erfasst. Unter "nicht zugeordnet" findet man den Rest, den man dann entsprechend noch zuordnen kann. Sind die Belege schon im Rechner kann man diese direkt hochladen. Alternativ kann man mit der App von lexoffice Belege leicht abfotografieren, hochladen und kategorisieren. Auch das ist bequem und geht schnell.
Belege
Unter dem Reiter "Belege" können neue Belege erfasst, aber auch Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine geschrieben werden. Die Belege können hier nach unterschiedlichen Kriterien z.B. offene oder stornierte Belege gefiltert werden. Bei Rechnungen sieht man auch sofort, seit wann diese überfällig sind oder ob sie bezahlt wurden.
Für die Rechnungen kann man Vorlagen von lexoffice nutzen oder wie ich eigenes Briefpapier im pdf-Format hochladen.
Kontakte
Unter "Kontakte" werden sowohl die Kunden- als auch die Lieferantenstammsätze erfasst. Hier gibt es auch einen Bereich, in dem man Aufgaben erfassen kann, die ebenfalls in der App sichtbar sind.
Dashboard
Das Dashboard zeigt sowohl die Kontostände inkl. der noch zuzuordnenden Umsätze, als auch die Aufgaben, Einnahmen, sprich offenen Posten, die Steuer und eine Übersicht der Einnahmen und Ausgaben (Gewinn/Verlust pro Monat). Für mich ist die Übersicht leicht verständlich und umfassend.
Buchhaltung
Hier findet man das, was man eigentlich mit einer Buchhaltung verbindet: Die Offene Posten-Liste, ELSTER mit der Umsatzsteuervoranmeldung, Einnahmen-Überschussrechnung, Gewinn- und Verlustrechnung (je nachdem was man eben für sein Unternehmen braucht), einer Kontenübersicht und einer Buchungsübersicht, sowie der Anlagen.
Lohn- und Gehalt
Es gibt noch die Möglichkeit, dieses Modul dazu zu buchen. Da ich aber keine Mitarbeiter habe, kann ich zu diesem Modul aus eigener Erfahrung nichts sagen. Da aber alles andere so einfach gestaltet ist, nehme ich an, dass es sich hier wiederholt.
lexoffice Preise und Versionen
lexoffice bietet immer wieder Sonderaktionen, daher können meine Preise hier von den Aktuellen abweichen. Es gibt vier Versionen S, M, L, XL (ohne Lohnbuchhaltung). Die Preise liegen zwischen 5,90 EUR und 24,90 EUR zzgl. MwSt. (ohne Rabattaktionen). Die Pakete sind monatlich kündbar, inkl. Hosting, Datensicherung, Updates und Support. Es entstehen keine Extrakosten. Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen sind allerdings erst ab Paket M möglich. GuV & EÜR erst ab Paket L.
FAZIT
Ich bin immer wieder erstaunt, wie schnell ich durch meine Rechnungsstellung und meinen Monatsabschluss bin. Die quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung ist nur noch ein Klick. Da dachte ich, ich bin mit meiner Excel-Tabelle schnell - weit gefehlt. Ich möchte meine Buchhaltung nicht mehr anders machen. Daher von mir für lexoffice einen Daumen hoch - absolut empfehlenswert.